phpBB3 als internes Firmen-Forum, RSSFeeds und Outlook

Nachdem unsere Firma mittlerweile auf 2 Stockwerke angewachsen ist, kam es natürlich zu einigen Umstellungen, Problemen in der Kommunikation.. Zwischen den Stockwerken, zwischen Abteilungen usw. Auch ertappten wir ins z.B. beim morgendlichen Kaffee holen, immer wieder dabei, über Themen, Ideen zu reden, über die wir schon vor x Monaten diskutiert hatten.

Notwendig wurde also Sammelbecken für Ideen, ob zu internen Projekten, Arbeitsabläufen, oder auch um interessante Links, Konkurrenzprojekte oder Codebeispiele zu sammeln.

Wir wollten nicht unsere interne Datenbank, Stundenerfassung und Projektmanagementsoftware dazu hernehmen, noch war etwa unser Bugtracking-Tool Mantis dafür geeignet. Wir wollten auch keine Eigenentwicklung starten, auch aus Zeitgründen. Es wäre auch keine Knowledgebase im eigentlichen Sinn sinnvoll. Im Endeffekt blieb nur die Überlegung ein Forum oder WIKI herzunehmem. Natürlich sollte es OpenSource sein – als Basis. Wo man bei Bedarf Modifaktionen oder Plugins dazuprogrammieren könnte.

Fórum als Plattform

Da die Diskussion im Vordergrund stehen sollte, entschlossen wir uns für ein Forum.

Das aufgeschriebene Wort

Auch was es wichtig, dass Ideen nicht verloren gehen, oder im Sand verlaufen. Außerdem ist ja erwiesen, dass aufgeschriebene Ideen eine viel höhere Umsetzungswahrscheinlichkeit haben, als nur ausgesprochene Vorschläge…

Warum phpBB?

Nachdem ich mit dem – damals noch recht umständlichen – phpBB2 Recht gute Erfahren bei Community-Seiten gesammelt und phpBB3 gerade den Gold-Status erreicht hatte – viel die Wahl dann auf phpBB3 als Firmen-Forum.

• kannten bei uns schon viele das phpBB, auch die Entwickler (für zukünftige Plugins)
• ist die neue Version phpBB3 endlich erwachsen geworden und hat einige sehr gute Features, vor allem im Usermanagement

Grobe Struktur für unser Firmenforum

Hier konnte wir die Erfahrung bei der Betreuung eines World of Warcraft Forums einfließen lassen. Dort diskutierten (tlw. sehr intensiv) viele hunderte Spieler, die sich oft nie persönlich gesehen hatten, über Regeln, Ideen, Aufteilungen etc. Was für 100te MMOG Spieler, die sich nicht kennen funktioniert hat, sollte in einem Klein- und Mittelbetrieb auch funktionieren.

Die Struktur ist recht simpel:

• Es gibt ein Auffangbecken, ein Forum für neue Ideen – die Struktur dieses Forum hängt von der Aufgabenstellung ab. Dort werden Ideen strukturiert, diskutiert oder umformuliert.
• Ist eine Idee soweit gereift, wird sie nochmals formuliert und in das Abstimmungsforum verschoben.
• Der Ideen”steller” informiert nun alle per Massenmail und es kommt zu einer Abstimmungsphase
• Wer innerhalb der Abstimmungszeit nicht abstimmt, darf sich nachher auch nicht beschweren
• Der Ideenfindungs und Entscheidungsprozess ist transparent und motiviert auch Mitarbeiter selbst Initiative zu zeigen.
• Im Umsetzungsforum wurde dann bei Fertigstellung über das Projektberichtet, Fehler aufgezeigt, Feedback gegeben etc.

1. Ankündigungen und News (Firmenintern etc.)
2. Ideen-Forum
   > Interne Abläufe
   > Interne Projekte (z.B für Weihnachtsaktion, Eigene Webseite)
   > Programmierung (Eigenentwicklungen + OpenSource)
   > Design
   > Onlinemarketing, SEO
3. Abstimmungsforum
   > Aktuelle Abstimmungen
   > Abgeschlossene Abstimmungen
4. Umsetzungsforum
   > Beschreibung, Vorstellung von umgesetzten Ideen, Plugins etc.
5. Tellerrand
   > Links zu externen Seiten, Plugins, Codes, Konkurrenz etc.

Natürlich gibt es kein Tool, auch ein Forum nicht, wo man sich nicht irgendwann denkt “Da wär was anderes besser gewesen”. Wichtig ist aber, dass die Basis stimmt und das Projekte und Ideen umgesetzt werden. Alles weitere kann man bei Bedarf noch immer

Was uns sonst noch aufgefallen ist:

• Nomenklatur bei Threadüberschriften – Hier muss man sehr streng sein, damit das Forum übersichtlich bleibt
• Flache Struktur zu Beginn – phpBB3 hat den Vorteil beliebig viele Foren verschachteln zu können, allerdings erst bei Bedarf
• Bonussystem (wie auch immer) für Anzahl bzw. Umsetzung der Ideen – evt. Rangsystem einführen für Anzahl der Postings

Im Prinzip gilt das gleiche,wie für ein Forum in der “echten” Welt…

Informationsstatus und Nutzung:

Durch das Forum gab es natürlich jetzt eine Holschuld bei der Informationsbeschaffung. Allerdings war, speziell zu Beginn, als die Akzeptanz noch nicht so gegeben war, sehr wichtig, neue Threads und Themen auch publik zu machen.

Nachdem jeder von uns, sowohl firmenintern, als auch privat, von Information erschlagen wird, war es sehr wichtig die neuen Forenthemen schnell zugänglich zu machen. Die Umsetzung war simpel und sehr erfolgreich, auch ohne Sharepoint, CRM , Master of the Universe Tools und Server….

Outlook & RSS Feeds & Integration ins Intranet

Wir erstellten einfach einen RSS Feed des Forums, der dann ins Outlook 2007 geholt wurde. Bei einigen MA hatten noch Outlook 2003, doch dibt es Third Party Tools, die RSS Unterstützung für Outlook 2003 bieten. Natürlich konnte jeder seinen eigenen Newsreader auch verwenden. 

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